Niet open informeren
Een herkenbare situatie: leveranciers bellen met de vraag wanneer de rekening betaald gaat worden. De medewerker antwoord beleefd, maar met klamme handjes, dat de betalingen voor deze week al de deur uit zijn en dat de betaling zal worden toegevoegd aan de volgende crediteuren betaalronde. De leverancier is gerustgesteld. Hij heeft de boodschap ontvangen dat de factuur volgende week zal meegaan in de betalingen.
Een week later is er geen ruimte voor de betaling. Waarop de leverancier weer belt, maar nu enigszins geïrriteerd. Dit gaat nog een paar keer totdat er mogelijk wordt betaald. Maar mogelijk is de leverancier het zat en stuurt de vordering door naar de deurwaarder of advocaat.
Zonder het hele verloop nu helemaal uit te schrijven, heeft alles wat hier gebeurt met communicatie en relatie te maken en minder met inhoud.
Niet communiceren
In cashflow krappe situaties is communicatie vaak een ondergeschoven kindje. Geen manager of directeur die het leuk vindt slecht nieuws te brengen naar leveranciers. Geen medewerker op de administratie die opleeft van zeurende leveranciers. Hier komt vaak nog bij dat medewerkers onzeker zijn wat er wel of niet gezegd kan of mag worden. De meest menselijke reactie is dan ook, niet te communiceren.
Niet duiken, informeren
In veruit de meeste gevallen is het beste eerste antwoord gewoon (bekend van de Apollo 13 missie) “Houston we have a problem”. Ja we hebben een probleem en wij zullen een beroep moeten doen op het geduld van onze leveranciers en financiers. We zijn nog aan het puzzelen en wij kunnen over 2 weken meer zeggen. Ik zal noteren dat wij dan contact met u opnemen. Is dit akkoord voor u?
Bij niet open informeren wordt bovenop de eerste teleurstelling (het tot dat moment niet betalen) al gelijk een tweede teleurstelling gestapeld, namelijk die van een in de ogen van de leverancier niet nagekomen betalingstoezegging. Het vertrouwen krijgt een deuk.
Bij slecht nieuws brengen blijft de relatie tussen de personen normaliter goed en vormt daarmee de basis voor een latere betalingsafspraak of zelfs maar gedeeltelijke betaling. Als je niet kan betalen zorg dan dat in ieder geval je communicatie betrouwbaar is.
Communicatie naast cashflow prognose
Vaak wordt in financiële krapte veel tijd besteed aan het maken van cashflow prognoses. Natuurlijk goed dat je weet waar de problemen en mogelijk oplossingen kunnen komen. Maar juist in financieel krappe tijden is het essentieel om de omgeving geïnformeerd te houden over de status en risico’s. Het onderkennen, benoemen en communiceren van deze risico’s versterkt de binding met leveranciers of financiers en zorgt ervoor dat communicatielijnen open blijven. Het maakt het ook iets makkelijker om eerdere toezeggingen te herroepen mocht dit nodig zijn, met een toelichting van het waarom.
Onderhoud je relatie
Gelukkig maar, in deze digitale tijd is menselijke verbintenis nog altijd de sleutel om tot een oplossing te komen, hoe pijnlijk of verstrekkend dat ook moge zijn. “Met honing vang je nu eenmaal meer vliegen dan met azijn” (natuurlijk zonder leveranciers en/of financiers te betitelen als vliegen!).
Geef een reactie